Hallingdal har valgt Sharepoint til ansattportalen. Snart lanseres den nye portalen for alle ansatte i kommunene Gol, Ål, Hol, Flå, Nes og Hemsedal.

Stikkord for løsningen er digitale møterom og dokumentsamhandling kombinert med tilgang til kommunale og regionale nyheter.

Vi har hatt en samtale med Eli L. Grimsgård Kleven som er informasjonsrådgiver i Hol kommune.


Eli L. Grimsgård Kleven

Hva er målsettingen for prosjektet? Hva er de viktigste fordelene dere ønsker å oppnå?
Målsettingen for vårt intranettprosjekt er at alle ansatte i Hallingdalskommunene skal få tilgang til oppdatert intern informasjon. Det blir tilgang til nye metoder for kommunikasjon mellom ansatte via chat-, prosjekt- og møterom. Tilgang til informasjon vinklet mot prosesser i kommunene, tilgang til sentrale dokumenter, kvalitetssystem og generell informasjon av personalmessig interesse blir ivaretatt. Det som er viktig er at vi med det nye intranettet vil få et “skrivebord” som utgangspunkt for alle digitale arbeidsprosesser, forteller Kleven.

Sharepoint 2010 er både et publiseringsverktøy og et dokumenthåndteringsverktøy. Hva er grunnen til at dere valgte denne plattformen?
Vi ønsket et verktøy som primært kunne hjelpe oss med intern samhandling og dokumenthåndtering. Måten vi jobber på var også avgjørende ved valg av SharePoint, all den tid vi har faggrupper på tvers av kommunene. Vi ønsker ikke å bruke SharePoint som verktøy for webpublisering – vi er nok litt for glad i EPiServer til det.

Er det noen utfordringer dere står overfor?
Det er alltid en utfordring å innføre nye dataprogrammer og nye IT-løsninger, sier Kleven. Den største utfordringen er å koordinere dette mellom seks kommuner. Vår felles organisasjon har ca. 3 500 brukere, og det krever mye ressurser for å få til skikkelig opplæring. I tillegg er det alltid vanskelig å få nok ressurser til å utføre oppgavene i en slik prosess. Små kommuner har ikke fulltids ansatte innen web og prosjekt, og sliter litt for å få tiden til å strekke til.

Hvilke gevinster tror du dere får av Sharepoint som et dokumenthåndteringsverktøy?
SharePoint har mange flotte elementer og funksjoner, og vi er spent på gevinsten vi får ved å ta dette i bruk. Vi vil nok blant annet spare en del reisekostnader når vi tar i bruk prosjektrom og chat.

Hva slags forventninger er etablert?
Det innføres stadig nye programmer i vår organisasjon, og det stilles ekstra store forventninger til ansattportalen. Dette er et arbeidsbord alle ansatte skal bruke, og det finnes utrolig mange meninger om hvordan dette best skal presenteres, forteller Kleven.

Deres satsing på Sharepoint er ganske unik i kommunal sammenheng, kan du nevne litt rundt dette?
Samtidig med lansering av ny ansattportal, vil brukerne også få tilgang til vårt nye Kvalitetssystem. Kvalitetssystemet er også bygget på SharePoint og informasjonen derfra er søkbar fra ansattportalen. Etter hvert vil vår filserver bli 100 % erstattet med dokumentbiblioteker i SharePoint.

De seks Hallingdalskommunene har felles IKT-løsninger med felles AD. Det er opprettet faggrupper på tvers av kommunene for å ivareta IT-applikasjonene der gruppene består av ett medlem fra hver kommune.

AD står for Active Directory som er en katalogtjeneste levert av Microsoft. At regionen har et felles sentralisert AD, gjør at IT-avdelingen kan kontrollere de ansattes tilgang til it-systemer fra et sentralisert sted. Dette skaper effektivitet og kontroll.

Har du noen råd til andre kommuner som ønsker å bruke Sharepoint som intranettportal?
Det viktigste for oss var at prosjektet var forankret i Styringsgruppe IKT, som består av våre seks rådmenn. Dersom ledelsen i kommunen ikke er 100 % med på prosjektet, vil man få problemer spesielt med bruk av ressurser. Et utviklingsprosjekt som vårt er tidkrevende, men også veldig interessant å jobbe med. Sørg for at det er et mål for prosjektet, og at ressursbruk er avtalt på forhånd, anbefaler Kleven.

Ønsker du nærmere opplysninger om løsningen, ta gjerne kontakt med salgssjef Helge Ruud, helge.ruud@prokom.no, mobil 917 21 331.