Sem & Stenersen Prokom tilbyr "Tjenestebeskrivelser24:7", en katalog med beskrivelser av kommunens mest benyttede tjenester. "Tjenestebeskrivelser24:7" er til stor hjelp for både publikum og ansatte ved servicetorg.

Tjenestebeskrivelser24:7 inneholder beskrivelse av de 100 mest brukte kommunale tjenester. Disse sammenfaller med porteføljen av standard skjemaer i Kommune24:7. Tjenestebeskrivelsene kan publiseres frittstående i kommunens portal og knyttes opp mot skjemaene i Kommune24:7.

Tjenestebeskrivelsene ligger på vår server og importeres til kommunens webserver. Importen kan settes til å kjøre daglig, slik at tjenestebeskrivelser til enhver tid er oppdaterte.

Vi har snakket med Eli L. Grimsgård Kleven som er økonomikonsulent Kultur og oppvekstetaten og web-ansvarlig i Hol kommune. Hun representerer her Hallingdalskommunene. Noen spørsmål var aktuelt å stille;

Eli L. Grimsgård Kleven

Hvordan benytter dere tjenestebeskrivelsene?
-Tjenestebeskrivelsene er til stor hjelp for ansatte på servicetorget. Ved henvendelser fra publikum blir tjenestebeskrivelsene anbefalt for publikum for å orientere seg i spørsmålet de stiller. Det er svært få som ringer tilbake for ytterligere opplysninger etter at de er henvist til tjenestebeskrivelsene.
-Servicetorget bruker tjenestebeskrivelsene som oppslag i sin egen arbeidssituasjon.
-Vi bruker også tjenestebeskrivelsene aktivt for å presentere kommunens tjenester for nyansatte.
-Tjenestebeskrivelsene hjelper saksbehandlere og andre i kommunen til å holde seg oppdatert på egne områder.

Legger dere til lokal informasjon?
-Alle tjenestebeskrivelsene som leveres oss, blir nøye gjennomgått før publisering. Vi ser til tider at det kan være nyttig å legge til lokal informasjon der dette er påkrevet. Vi tar sikte på å legge til eventuelle samarbeidspartnere, lenker til aktuelle artikler eller nettsider, kontaktinformasjon så nært inn til saksbehandler som mulig, og annen informasjon som er tilpasset egen kommune.

Har dere publisert tjenestebeskrivelsene frittstående i kommunens portal og knyttet dere opp mot skjemaene i Kommune24:7?
-Ja, det har vi gjort, og vi har også en standard informasjonsboks i alle tjeneste-beskrivelser vi kaller ”Selvbetjening”. I boksen er det lagt til rette for aktuelle skjema fra Kommune24:7 og også andre typer skjema som er relevante for tjenesten.

Hva er dere mest fornøyd med?
-Vi er veldig fornøyd med oppfølgingen og samarbeidet med saksbehandleren i Prokom (Beate Løvaas). Det oppleves som om samarbeidsviljen er veldig til stede, og det er enkelt å komme med forslag til både endringer og eventuelle forbedringer.
-Vi er også veldig fornøyd med den enkle måten tjenestebeskrivelsene administreres på og blir lagt i filstrukturen i EPiServer. I tillegg er tjenestebeskrivelsene lettleste og oversiktlige og vi er svært fornøyd med at lover og regelverk passes av andre.

Sparer dere mye tid og forenkler forespørsler?
-Ja, vi sparer mye tid på kundehenvendelser ved å henvise til tjenestebeskrivelsene. Som jeg sa tidligere, er det svært få som ringer tilbake for ytterligere informasjon etter å ha blitt henvist til tjenestebeskrivelsene på nett.

Hva møter dere av utfordringer?
-De største utfordringene ligger internt i organisasjonen. Det er i små kommuner vanskelig å avsette ressurser til å jobbe med tjenestebeskrivelsene. I egen kommune har vi opprettet en arbeidsgruppe for tjenestebeskrivelsene som er forankret i ledergruppen. Dette gjør at lederne må gi medarbeiderne tid til oppdatering av tjenestebeskrivelsene, og saksbehandlerne får et ”eierforhold” til sine beskrivelser.

Hva er neste mål for kommunene?
-Vel – vi ønsker stadig nye utfordringer, og er en innovativ gruppe mennesker som jobber med web i Hallingdal. Vi skal i løpet av året implementere en ny kultur-/ arrangementskalender utviklet av Prokom, i tillegg til å få Demokratimodulen (Prokom) opp så snart det lar seg gjøre. Etter dette har vi et stort prosjekt i å jobbe med nytt intra-/ekstranett for alle de seks kommunene i Hallingdal. Denne jobben tar vi sikte på å starte med i inneværende år, forteller hun entusiastisk.

Enkelt å arbeide over samme lest
-Vi opplever nå hvor enkelt det er å kunne jobbe under samme lest i EPiServer med tjenestebeskrivelsene i stedet for å gå inn i ny opplæringsfase for å bruke et annet verktøy. De saksbehandlerne som jobber med tjenestebeskrivelser er også journalister som benytter seg av EPiServer, så det var kun fem minutters opplæring for å få de i sving.
-Den lokale tilpasningen er også mye enklere å administrere nå enn tidligere da den er enklere og bedre tilrettelagt.
-Det er selvfølgelig et kostnadsspørsmål i dette bildet også. Vi sparer en del penger på den nye løsningen som vi nå heller vil ha til nye moduler og videreutvikling av nettsidene våre. Da vi skiftet system og fikk implementert Tjenestebeskrivelser24:7, fikk vi også med oss de øvrige fem kommunene i Hallingdal, avslutter Eli Kleven.

Legg inn egne opplysninger
Det gis tilgang til å legge inn egne opplysninger som for eksempel kontaktinformasjon, lenker til skjemaer etc. Kommuner med EPiServer som publiseringsløsning vil i tillegg kunne overstyre standardtekst eller legge til lokal informasjon i tjenestebeskrivelsene, uten at dette overskrives ved oppdateringer.

Kommuner med andre publiseringsløsninger vil motta tjenestebeskrivelsene på xml-format, som så kan importeres inn i og tilpasses egen løsning.

Tjenestebeskrivelsene inneholder henvisninger til lovdata, beskrivelse av innhold med målgruppe og vilkår, samt søknads- og saksbehandlingsprosess, og alle tjenestebeskrivelsene er merket med emneord fra LOS-strukturen og andre relevante søkeord.

Ønsker du mer informasjon og pris på "Tjenestebeskrivelser24:7" kan du benytte skjemaet du finner her.

For nærmere informasjon om Tjenestebeskrivelser24:7 kan du kontakte seksjonssjef Nina Bjerkreim-Hanssen på telefon 22 98 31 37, e-post nina.bjerkreim@prokom.no

Du kan også kontakte salgssjef Helge Ruud, helge.ruud@prokom.no, mobil 917 21 331.